האתגר

ארגון הצופות של יפן' הוא ארגון כלל ארצי הכולל 47 שבטים מקומיים וכ-40 אלף חברות. הארגון חבר בהתאגדות העולמית של מדריכות וצופות - זו תנועת ההתנדבות הגדולה ביותר המוקדשת לילדות ולנערות. 'ארגון הצופות' תומך בילדות ובנערות, מעצים ומעודד אותן להגשים את מלוא הפוטנציאל שלהן באמצעות חינוך לא-פורמלי.

בתור ארגון כלל-ארצי, צוות 'ארגון הצופות של יפן' נתקל באתגרים הקשורים לתקשורת ברורה בקרב החברים בו. הארגון מכיל כמה קבוצות שבהן חברות בנות גילאים שונים. אנשי הצוות היו זקוקים למערכת עסקית יעילה ובטוחה, כדי להבטיח שכל הקבוצות יהיו מתואמות ושמידע אישי על קטינות יישמר באופן מאובטח. בתור ארגון גג לשבטים מקומיים, הקבצים שלו כוללים מידע אישי על הילדות והנערות בכל גדוד ושבט, וכמו כן על המבוגרים שמשמשים כמדריכים שלהן. מיקום הפעילויות מתפרש בכל רחבי המדינה, ולכן חשוב מאוד לעקוב אחר יעילות הפעילויות ולבצע הערכה שלהן. ראשי הגדודים והשבטים המקומיים מעבירים דיווחים ל'ארגון הצופות של יפן' בנוגע לנוכחות, תדירות אירועים ושאר מדדים חשובים, כדי להבטיח עד כמה שניתן את יעילות הארגון. הם נזקקו לפיתרון שניתן יהיה ליישם אותו בקלות בכל רחבי המדינה, באמצעות משאבים מוגבלים, במגוון המיקומים של השבטים המקומיים.

הסיפור

בהתאם 'לרוח של ארגון הצופות', שמעודדת לנסות דברים חדשים ללא פחד, 'ארגון הצופות של יפן' שילב את מגוון המוצרים של Google לעמותות כדי לשפר את היעילות בקבוצות ובשבטים המקומיים הרבים. הארגון התחיל להשתמש ב-Google Workspace כדי לתאם את התפעול העסקי בכל השבטים המקומיים. על ידי הטמעת טפסים באתר הארגון, מתאפשר לספק תוכניות של למידה אלקטרונית באמצעות Google Forms לצופות חניכות. תוכניות של למידה אלקטרונית סיפקו למגוון רחב יותר של חניכות הזדמנויות לקבל מידע על ארגון הצופות ולפתח מיומנויות של מנהיגות. תוכנית הצופות קיימת כבר למעלה ממאה שנים. ב'ארגון הצופות של יפן' הפכו את תהליכי העבודה למודרניים באמצעות שימוש בסקרים של Google Forms, כדי לעזור לילדות ולנערות לצבור עוד ידע ולהרחיב את הכישורים שלהן. כך הן יכולות להשיג תגים משבטים מקומיים ברחבי המדינה.

בקרב חברות הצוות של 'ארגון הצופות של יפן' יש רמות ידע שונות. מוצרים כמו Forms ו-Sheets מאפשרים להן לשתף מידע בקלות ולקבל סיכומי נתונים ללא קלט ידני. מכיוון שהארגון משמש כארגון גג לשבטים מקומיים, Google Workspace מאפשר לחברות הצוות לשתף מסמכים רק עם משתמשות שצריכות לקבל גישה לכל סניף מקומי. תכונה זו משפרת את רמת ההגנה על הפרטיות. עכשיו, כששיתוף של מסמכים זמין לשבטים מקומיים, כל קבוצה יכולה לשתף שיטות מומלצות, פעילויות גיבוש קבוצתיות ופעילויות אחרות להגברת התפוקה. הודות לשימוש ב-Gmail ובהגדרות הפרטיות של Google, הופחתו החששות לגבי דואר ספאם, תוכנות זדוניות ובעיות אבטחה אחרות. הארגון יצר אתר בעזרת Google Sites, וכך שבטים מקומיים וחניכות שונות יכולים לגשת למידע רלוונטי, כמו הכשרות למדריכות קבוצות וחוברות הדרכה שונות. כך אפשר לשתף במהירות עדכונים ומידע בזמן אמת עם השבטים המקומיים והחניכות שמקבלים תמיכה מ'ארגון הצופות של יפן'.

מוצרי Google לעמותות הביאו לשיפורים בתפעול העסקי הפנימי, וב'ארגון הצופות של יפן' החלו להיעזר ב-Google לעמותות גם לצורכי תקשורת ופעילויות חיצוניות. בעזרת תוכנית המענקים לעמותות ו-YouTube פועלים בארגון להקים נוכחות מקוונת כדי לצרף חברות חדשות וכדי לשתף מידע על העבודה המדהימה ועל האירועים הנהדרים שמתקיימים בכל מיקום. סרטוני YouTube ממחישים את התרומה של הארגון להעצמת ילדות ונערות, למשל בפעילויות גיבוש קבוצתיות, שירה בציבור ומחנות קיץ מקומיים.

בארגון נעזרים במפות Google כדי לשתף מידע ולהגדיל את מספר האנשים שמגיעים לאירועים: אנשים שעדיין אינם חברים, ומעוניינים במידע על ארגון הצופות, יכולים למצוא בקלות אירועים ברחבי יפן. בארגון משתמשים גם בממשקי API של מפות Google, הזמינים דרך תוכנית Earth Outreach, כדי להציג את ההשפעה הכוללת לחברים קיימים ופוטנציאליים. בעזרת השילוב של ממשקי מפות Google עם YouTube יצרו בארגון סיור וירטואלי בחמישה מתקנים של ארגון הצופות מסביב לעולם. כך החברים מקבלים תמונה גלובלית ויכולים להרגיש חלק מקהילה גדולה ברחבי העולם.

הכלים של Google לעמותות עוזרים ל'ארגון הצופות של יפן' לא רק להפעיל תוכניות בצורה מאורגנת ויעילה, אלא גם להמחיש את העבודה החשובה שהארגון עושה בעידוד ובהעצמה של ילדות ונערות.

רומיקו מגורו, המשרד הראשי של 'ארגון הצופות של יפן', צוות יחסי הציבור וגיוס התרומות

התוצאות בשטח

כארגון כלל-ארצי גדול, התאמה של היקפי הפעילות היא גורם חיוני להצלחה. תוכנית הלמידה האלקטרונית של הארגון – תוכן שנקבע באמצעות טופס של Google Forms – אפשרה ליותר מ-7,000 חניכות לקבל הדרכה במגוון נושאים, ממידע על ארגון הצופות ועד כישורים לחיים. מבחינה כלכלית, Google Workspace אפשר להטמיע בקלות מערכות אבטחה באיכות גבוהה יותר במיקומים מרובים.

השימוש ב-Google Workspace שיפר במידה משמעותית את היעילות התפעולית. חלק מחברות הצוות כבר נהגו להשתמש במוצרי Google, אבל השימוש במוצרים אלה היה חלקי בלבד, ו-Google Workspace לא הותקן בכל הארגון. הן נאלצו לתחזק חשבונות אימייל מרובים, והתנהלות כזו גורמת לסיכון בטיחותי. לאחר שהארגון עבר ל-Google Workspace, לכל חברת צוות היה חשבון אחד בלבד לכל צרכיה התפעוליים, והייתה לה גישה אליו מכל מקום. כך נמנע מצב שבו המסמכים של אותה עובדת יאבדו אם היא תעזוב את הארגון. Google Workspace מאפשר לארגון לנהל את המשתמשים שלו באופן פנימי, וכך להעביר עדכונים לצוות הגדול של הארגון במהירות וביעילות. בעבר, חברת צוות שהייתה אחראית על מערכות המחשוב והתקשורת של הארגון הייתה צריכה לבקש שינויי חשבונות, כגון הוספת חניכות חדשות או מחיקת חשבון של עובדת שיצאה לגמלאות, על ידי הגשת בקשה לספק חיצוני בגיליון אלקטרוני. השימוש ב-Google Workspace מאפשר לחברות הארגון לבזבז פחות זמן על פעולות תפעול בסיסיות של הארגון, ולהקדיש זמן רב יותר למאמצי התרחבות כדי להגיע לילדות ולנערות רבות יותר ולהמשיך את העבודה המעשית של התוכנית.

כמו כן, הכלים של Google לעמותות הגדילו את החשיפה של הארגון ואת המאמצים המושקעים בתמיכה בילדות ובנערות, ובעידוד התפתחותן. בעבר, האירועים פורטו בדף באתר שכיסה עשרות אירועים ברשימה ארוכה, והמשתתפים נאלצו ללחוץ עליהם כדי לקבל מידע. באמצעות מפות Google, ניתן להטמיע מפה באתר ולעדכן אותה באירועים בזמן אמת. כל אירוע מופיע בצבע שונה, לפי חודש או נושא (כמו 'יום ארגון הצופות') כדי לעזור לאנשים שמתעניינים בארגון הצופות למצוא במהירות אירועים מקומיים שאליהם יוכלו ללכת. הודות לשילוב אירועים במפות Google‏ והצגה חזותית של המיקום שבו הם נערכים, הגיעו יותר משתתפים לאירועים ונרשמו יותר מ-18,000 צפיות במידע על האירועים. חברות פוטנציאליות כבר לא צריכות לחפש כדי למצוא את המפגש המתקיים בקרבתן. במקום זאת הן יכולות להעלות בקלות את המפה ולמצוא הזדמנות להתחבר עם נערות אחרות.

שיתוף העבודה החשובה שעושים בארגון והצגה חזותית של ההשפעה על ילדות ונערות הם גורמים חשובים להצלחת 'ארגון הצופות של יפן'. תוכנית המענקים לעמותות שיפרה את נוכחות הארגון באינטרנט, הביאה יותר מ-3,000 מבקרים בחודש לאתר והגדילה את מספר המבקרים ב-500% תוך חודשיים בלבד. במסגרת קמפיינים גלובליים כמו 'די לאלימות', יצרו בארגון מודעות המעודדות שוויון מגדרי והגנה מפני אלימות, כדי להעלות את המודעות ולהגביר את הסיקור של הקמפיין מצד המדיה ביפן. כמו כן, בערוץ ה-YouTube‏ של הארגון אפשר לצפות בפלייליסט של צופות המנגנות את שיר הילדים I’ll Think of You, שנכתב בידי קורט שניידר, כפעילות גיבוש קבוצתית. קבוצות ושבטים מקומיים רבים סיפקו סרטון ועד כה התקבלו 43 סרטונים. הסרטונים משמשים להצגת דוגמאות של פעילויות ב'ארגון הצופות', וגם כדי להביא חברות חדשות פוטנציאליות לאתר באמצעות כרטיסיות והערות. עם יותר מ-20 אלף צפיות בחלק מהסרטונים, YouTube הוא גורם משמעותי בהצגת העבודה המושקעת בתמיכה בילדות ובנערות ובהעצמה שלהן.

ל'ארגון הצופות של יפן' יש עשרות תוכניות, החל בתוכנית הערכה עצמית שפותחה בשיתוף עם אגודת המדריכות והצופות העולמית ו-DOVE, עבור בקמפיין 'די לאלימות' שמטרתו להפחית את האלימות נגד נשים וכלה במגוון של מחנות ואירועים הנערכים ברחבי המדינה. הכלים של Google לעמותות תורמים לארגון וליעילות של התוכניות האלה וממחישים את העבודה החשובה להעצמה ועידוד של ילדות ונערות.